オンボーディングって、意外に難しい！
新しいメンバーがチームに溶け込むうえで、欠かせないのがオンボーディングです。
新しく入社するメンバーは、理解するべき情報量に圧倒されること、役割や期待についての理解が不足していることが少なくありません。また、既存のメンバーも、新しいメンバーとのコミュニケーションや、自分たちの役割や責任の変化に、不安を感じるものです。こうした課題を解決するためには、メンバー間のコミュニケーションを促進し、互いの期待や懸念を共有することが必要です。
Collaにはシャッフルやデイリーなど、さまざまな機能がありますが、オンボーディングに最も有効なのが「トリセツ」です。
- インターン生とマネージャーの距離感を縮めてくれた
- Collaが「プロフィール更新」という本来は面倒な業務を楽しくさせた
- お互いが事情を配慮するから、チーム間の心理的安全性が育まれた
以下、それぞれご紹介していきますね。
インターン生とマネージャーの距離感を縮める時にCollaが活躍
トラックレコードでは、何人ものインターン生が活躍してくれています。ただ、やはり最初は萎縮しがち。一方で、マネージャー側も気を遣います。「そもそも年齢が離れているし、趣味があうとも限らないし、立場も経験も違うので……」とはあるメンバーの談。
そんなときに、Collaのトリセツが役立ちました。プロダクトマネージャーと一緒にデータ分析や企画を担当するインターン生が、入社オンボードをしたときのことです。まだトラックレコードにジョインしたばかりということもあり、最初はかなり緊張したといいます。
しかし直属のマネージャーとなるnakoさんのトリセツを見て、これまでどういう生き方をしてきた人なのかがわかり、キャリア形成の話で盛り上がったそうです。
他の社員と1on1をする際にも、「なぜトラックレコードに入ることになったのか」を深掘りすることで、社員との距離が詰められたと振り返っていました。どういうキャリアを歩んできたのかがわかれば、インターン生にとっては将来の参考になりますし、マネージャー目線としても会話の糸口になるはずです。
また、トリセツは入社する立場のメンバーだけでなく、受け入れる立場の社員にとっても、距離感を縮めるツールとして有効です。プロダクトマネージャーのnakoさんは、インターン生とトリセツをお互いに読み合うことで、「意外と共通の趣味があるな」とか、「こういう自己開示をしてくれる人なんだな」といったことがわかると、Collaの効果を実感しています。
このようにCollaは、インターン生とマネージャーの距離感を縮める時に活躍してくれます。
Collaが「プロフィール更新」という本来は面倒な業務を楽しくさせた
プロフィールの更新は面倒臭いものですよね。どこの会社でも、「入社時につくったけど、それから更新していないよ」という問題が起きているのではないでしょうか。その結果、新入社員が入ってプロフィールをみたときに「最終更新5年前」なんて悲惨な事実が生まれることも。
この記事を書いている私自身、プロフィールの更新に煩わしさを感じる人間の一人です。途中まではひとまず書いてみるものの、どう答えていいかわからない設問があるとパスしてしまい、なかなか項目が埋まらず……。また、入社直後だとどこまで自分のことを公開したほうがいいのか、判断に迷うこともありました。
そんな中でトリセツを利用していて、本来面倒な更新業務が「楽しくなる」と感じられた瞬間がありました。それは、他の人のトリセツがSlackで流れてきたときのことです。
私の場合、一人でトリセツを執筆していると、逆に「好きなご飯のジャンル」のようなカジュアルな質問にはなかなか答えられませんでした。しかしSlackでの皆さんの回答を見ていると、「いや自分はイタリアンが好きなんだよね」と自然と回答が湧いてくるではありませんか。
質問するのも回答するのも、ひとつのコミュニケーションです。誰かが回答しているのを見ることで、「自分も自分も」という気持ちになり、結果的にプロフィールも相互理解も豊かになるーーCollaを使っていると、自然にプロフィールがどんどん拡張していくと実感しています。
このようにCollaには、面倒な更新業務を楽しくさせる効果があり、その結果としてプロフィールが頻繁にアップデートされます。オンボーディングをする際に、新入社員やインターン生が「プロフィールを見たけど、あまり埋まっていないから会話に困る！」ということを防いでいます。
お互いの事情を配慮するから、チーム間の心理的安全性が育まれた
オンラインだと、どうしても対面に比べてコミュニケーション量が減ってしまいがちです。気軽に相談を持ちかけるのにも抵抗を感じるかもしれません。
実際に、ある新入社員はオンボーディングプロセスの一環として代表に1on1を頼むとき、「カレンダー上は空いているけど、実際はお忙しいだろうし、どのタイミングでお願いすればいいのだろう？」と迷っていたそうです。
こういうときも、トリセツが活躍します。
トリセツには「集中力が高まる時間帯はいつですか？」「ミーティングしやすい時間帯は？」「働き方について知っておいてほしいことがあれば教えてください」といった項目が設けられています。そのため「この時間帯は集中したいので、なるべくMTGを入れてほしくない」といった情報も事前にわかり、気兼ねなくアポイントすることができたといいます。
また、新入社員の立場としても、自分の集中力が高まる時間帯やミーティングしやすい時間帯を事前に伝えられることは、心理的安全性につながります。
あるインターン生は、こう話してくれました。
「他の会社のプロフィール機能には、勤怠管理を統合しているものもあり、『評価につながりすぎている』『監視されている』という感覚がありました。Collaのトリセツは、評価に直接つながりそうな質問項目がないですし、働きやすい時間帯やコミュニケーションを取りやすいツールについて書くところがあるので、『自分の事情を配慮してもらっている』と感じています」
自分の「扱い方」を共有する場所が用意されているからこそ、チーム間の心理的安全性が保たれ、結果としてオンボーディングもスムーズになるのです。
おわりに
オンボーディングは、新しいメンバーが組織にスムーズに適応するための大切なプロセスです。
新メンバーと既存メンバーの両方が、カジュアルな内容や自分の弱みを開示できると、お互いの心の壁はぐっと小さくなります。
トリセツという機能は、その流れを強力に後押ししてくれるはずです。
トリセツ、そしてCollaが、皆様のオンボーディングに役立てば幸いです！
